La Administración

ADMINISTRACIÓN: CIENCIA, ARTE Y TÉCNICA

Definición de administración

Con el objeto de lograr un concepto amplio sobre administración, partiremos de algunas definiciones de autores en este campo y trataremos de ubicar los elementos comunes a ellas.
“El objeto principal de la administración ha de ser: asegurar la máxima prosperidad para el patrón, junto con la máxima prosperidad para cada uno de los empleados” (Frederic Taylor).
“Mi doctrina administrativa tiene por objeto facilitar el gobierno de empresas, sean industriales, sean militares o de cualquier otra índole, sus principios son reglas y sus procedimientos deben, pues responder tanto a las necesidades del ejército como a las necesidades de la industria”. Luego recalca la necesidad de una doctrina administrativa que pueda enseñarse, es decir, de “un conjunto de principios, de reglas, de métodos de procedimientos aplicados y probados por la experiencia pública” y define operativamente la administración, expresando que “administrar es prever, organizar, dirigir, coordinar y controlar” (Henry Fayol).
“La administración se define como el cumplimiento de objetivos deseados mediante el establecimiento de un medio ambiente favorable a la ejecución por personas que o0peran en grupos organizados” (Harold Koontz y Cyril O´Donnel).
“La Administración es un proceso social. Es proceso porque comprende una serie de actos que llevan a conquistar objetivos. Es proceso social porque esos actos se refieren primordialmente a las relaciones entre personas” (Wiliam Newman).
“Administración es una ciencia social compuesta de principios, técnicas y prácticas y cuya aplicación a conjuntos humanos permite establecer sistemas racionales de esfuerzo cooperativo, a través de los cuales se pueden alcanzar propósitos comunes que individualmente no es factible lograr” (Wilburg Jiménez Castro).
“La organización y dirección de recursos humanos y materiales para lograr los fines propuestos, tanto del sector público como del sector privado, mediante la utilización de un conjunto de procesos” (Ramón Melinkoff).

Concepto de administración

Podríamos mencionar otras definiciones de no menos renombrados autores, pero, para no pecar de exceso pasemos a examinar las anotadas y trataremos, como dijimos al principio, de señalar los elementos comunes que en nuestro criterio deben estar contenidos en la definición de Administración.
1. Objetivos. Taylor (máxima prosperidad del patrón y empleados); Koontz y O´Donnel (objetivos deseados); Newman (conquistar objetivos); Jiménez Castro (propósitos comunes); y Melinkoff (fines propuestos).
2. Organización. Fayol (facilitar el gobierno de cualquier tipo de empresa); Koontz (grupos organizados); Jiménez Castro (conjuntos humanos) y Melinkoff (sector público o privado).
3. Proceso. Farol (conjunto de principios, reglas, métodos, procedimientos); Newman (proceso, porque comprende una serie de actos); Jiménez Castro (principios, técnicas…establecer sistemas) y Melinkoff (conjunto de procesos).
4. Eficiencia en el uso de los recursos. Taylor (máxima eficiencia); Jiménez Castro (sistemas racionales de esfuerzo) y Melinkoff (organización y dirección de recursos humanos y materiales).

De todo lo anterior nos permitimos concluir con una definición propia que recoge los elementos comunes señalados, a saber: “La Administración es una disciplina dirigida a la consecución de los objetivos de las organizaciones y para ello utiliza procesos encaminados a racionalizar los recursos aplicados al logro de dichos objetivos”.

Administración: ¿ciencia o arte?

Como todas las demás prácticas profesionales (medicina, composición musical, ingeniería, contabilidad e incluso béisbol), la administración es un arte. Es saber cómo hacer algo. Es hacer cosas en vista de las realidades de una situación. Aún así, los administradores trabajarán mejor si hacen uso de los conocimientos organizados acerca de la administración. Estos conocimientos constituyen una ciencia. Por lo tanto, en la práctica la administración es un arte; los conocimientos organizados en los que se basa la práctica son una ciencia.

RELACIONAR LA ADMINISTRACIÓN CON OTRAS DISCIPLINAS

El trabajo del administrador profesional se nutre de la teoría, técnicas y prácticas administrativas, asimismo de la experiencia personal. Tiene íntima relación con otros campos del saber humano.
Con las ciencias sociales, su formación requiere de conocimientos de la conducta humana: individual, grupal y social. De ahí la necesidad de que se aplique al estudio de la psicología y sociología, básicamente en las áreas industrial y organizacional.
Su relación con la teoría contable y financiera es estrecha, ya que su toma de decisiones, sobre todo cuando se ocupan cargos de alta dirección, se apoya en los resultados de su gestión y de las áreas que él coordina. Asimismo, su vínculo con la informática es cada vez mayor; el dominio de programas de cómputo será cada día una habilidad más útil en el trabajo del administrador. Ya Francis Bacon, lo dijo: “La información es poder”.
También requiere de conocimientos matemáticos y estadísticos. Las técnicas modernas de la administración están basadas, en gran parte, en la aplicación de la estadística en todas las áreas del trabajo administrativo. Las matemáticas se utilizan tanto en las finanzas como en la producción y en la investigación de mercados.
La relación con la economía es íntima. De hecho, la administración es un producto de la teoría económica. En algunos países de Europa, los administradores profesionales son graduados en microeconomía o economía de empresa. En la época actual, marcada por la globalización de los mercados, se exige que el administrador adquiera una visión mundial del fenómeno económico.
El derecho como campo del conocimiento del administrador es fundamental, ya que la empresa actúa en un medio normado por leyes mercantiles, laborales, ecológicas, fiscales, civiles, del país deonde opera. La empresa como organismo social se desenvuelve en sociedades con normas que regulan la vida de estos organismos, tanto en su actividad mercantil como en su relación con los trabajadores. Así, por el derecho civil se regulan contratos con otros organismos y personas. Por otro lado, existe una normatividad ecológica que impone restricciones y obligaciones a las actividades industriales.

HISTORIA EVOLUTIVA DE LA ADMINISTRACIÓN

La administración como cualquier ciencia, es el producto final de una transformación paulatina resultante de investigaciones y experiencias que se remontan a los inicios de la humanidad. A continuación veremos como la actividad administrativa está presente en las organizaciones desde la antigüedad, haciéndose más relevante este hecho en la administración pública, por cuanto no existen generalmente datos históricos del sector privado en esas épocas y porque además el Estado tenía una mayor importancia que el sector privado. Por ello las principales manifestaciones y realizaciones administrativas se concentraron en la actividad pública.

La administración en la Edad Antigüa

Egipto: Egipto tenía una economía planeada, basada en un sistema administrativo complejo. Debido a los medios de comunicación marítimos y fluviales, así como el uso comunal de la tierra fue necesario que tales servicios y bienes fueran administrados de manera pública y colectiva, a través de un gobierno central que tenía gran poder.
Durante la cuarta, undécima y décimo octava dinastía, la idea que prevaleció a fin de garantizar la prosperidad de la población fue la de una severa coordinación de los esfuerzos económicos de los miembros de la comunidad.

China: Confucio (551-479 a.d.C.) que sentó las bases de un buen gobierno en la China, recomienda que todos los que ocupan posiciones públicas conozcan las condiciones del país, a objeto de que estén en capacidad de resolver sus problemas, para ello además, deben tomar en cuenta diferentes opiniones y efectuar estudios imparciales y carentes de egoísmo. Para ejercer una función gubernamental el individuo debe poseer un gran espíritu público y excluir los favoritismos y el partidismo, para poder promover el bienestar económico del pueblo. Recomendó como política la selección de funcionarios honrados, desinteresados y capaces.
Hubo otros muchos progresos en la administración china, principalmente el perfeccionamiento de sistemas de exámenes para el servicio civil, cuyos orígenes se remontan a la dinastía de Han (202 a. de C – 19 d. de C.). Dicho imperio en sus días de esplendor fue casi tan grande como lo es actualmente China. Sin medios modernos de transporte y comunicaciones, la tarea de administrar tan vasto imperio por 400 años y lograr, de este modo, una unificación nacional, fue el más grande éxito del genio político del pueblo chino.
Los chinos practicaron por muchos siglos un sistema de administración de empresas, un servicio civil bien desarrollado y un entendimiento claro de muchos de los problemas modernos de administración pública.

Grecia: A excepción de Esparta, que siempre fue una aristocracia, la mayoría de los estados griegos, de los cuales Atenas fue el más destacado, pasaron por cuatro etapas de evolución gubernamental: reinos, aristocracia, tiranía y democracia.
La primera forma de gobierno de Atenas, la monarquía, corresponde a la prehistoria. Tanto la aristocracia como la democracia son las etapas que ofrecen mejores fuentes de estudio, desde el punto de vista administrativo.
La forma aristocrática existió desde el principio de la historia misma y perduró durante el siglo V a. d. C. En este período el gobierno estaba constituido por el Areópago y el Arcontado que desempeñaban las funciones legislativas y ejecutivas, respectivamente. El elemento de más interés para nuestro estudio son los deberes de los arcontes, los cuales originalmente eran sólo uno, aumentándose su número a tres y luego a nueve, cada uno con sus propias funciones. En esa forma nos encontramos en el caso de un funcionalismo altamente diversificado.
Durante la época democrática, que fue la edad de oro de poder y la gloria de Atenas, las instituciones eran de muy distinto carácter. Estas eran Boulé o Consejo de los Quinientos (tenían funciones legislativas que consistían en prepara normas), la Ecclesia o asamblea popular (participación directa de los ciudadanos y consideraban o no las normas del Boulé) y la corte principal ateniense o discaterio, conocida como Heliaes (era el tribunal de justicia donde la norma presentada por Boulé y aprobada por la ecclesia, era promulgada como principio de ley).
Por lo que toca a la administración privada, existe la creencia general de que los griegos eran deficientes.

Roma: Los romanos administraron reinos más grandes y lo hicieron con más métodos que los griegos. Sólo después de Julio Cesar y la República romana y no hasta el imperio romano de Augusto (sobre el año 25 a. de C.) se estableció el servicio civil pagado. El verdadero secreto de la grandeza romana residía en su ingenio para la organización.
En materia de administración, lo más importante en la historia del imperio fueron los grandes cambios administrativos que llevó a cabo el emperador Diocleciano (años 284-305 d. de C.). El propósito de las reformas de Diocleciano, era reforzar la autoridad imperial, y los sistemas de organización. Otra de las reformas fue una separación completa de los departamentos civil y militar.

La Administración de la Edad Media

Las formas feudales caracterizaban a la Edad Media y de acuerdo con esta doctrina, todas las tierras pertenecían a las coronas, las cuáles se distribuían a ciertos grupos en calidad de meros tenedores. El feudalismo presuponía que la agricultura era la principal ocupación humana y no aparecían en su sistema, fórmulas para otros tipos de actividades. La decadencia de la estructura feudal comenzó con el crecimiento de la industria, del comercio y de la vida comunal que, con su lento pero inevitable desarrollo, desplazaron las fórmulas tradicionales del feudalismo.

Cameralista: Los cameralistas eran un grupo de profesores y administradores públicos germanos y austríacos, cuyas actividades se iniciaron en 1550 y que florecieron especialmente en el siglo XVIII. Tenían su interés en la administración sistemática principalmente en el campo de la administración pública, además de las reformas a la economía nacional y sistema fiscal.
El cameralismo era la forma rutinaria con que los empleados administrativos del gobierno, sobre todo en los departamentos fiscales, hacían su trabajo. Era el procedimiento gubernamental sistematizado, que se aplicaba en las oficinas administrativas. El cameralismo era una tecnología.

Administración científica en el siglo XIX

En los países europeos se desenvolvió durante los siglos XVIII y XIX una corriente que tendía a “promover el desarrollo de normas administrativas y de servicio público común europeo”. Mientras tanto, surgían los estados americanos. La formación de los Estados Unidos no fue sólo una conquista revolucionaria en cuanto a la ampliación de los principios de la democracia política, sino que también representó un desenvolvimiento notable de logros ejecutivos y administrativos incluyendo, primero, el establecimiento con éxito, de la presidencia electiva como sistema continuo para la administración ejecutiva de la república y, segundo, el fenomenal crecimiento de la administración científica.